Saiba a importância do gerenciamento de sistemas para sua empresa

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Gerenciar uma empresa não é algo fácil: as múltiplas áreas e pilares do negócio precisam de constante vigilância e articulação para que se consiga reger a orquestra da empresa de forma satisfatória. 

Todo empresário que conhece a vitalidade dessa conexão harmoniosa entre os diferentes sistemas – finanças, RH, core business, mídias – sabe que não é tarefa fácil empreender estratégias e equilibrar os pratos sozinho nessa aventura.

Para tanto, a internet tem facilitado cada vez mais os processos e revolucionado a forma de trabalho e organização dentro dos escritórios e empreendimentos.

Nesse sentido, há muito que se agradecer à internet, em uma era repleta de ferramentas para gestão de startups e empreendedorismo digital, as possibilidades são mil e o gerenciamento de sistemas é uma das vantagens de ter o mundo virtual como aliado. 

Confira mais sobre o sistema de gestão e sua importância. 

O sistema de gestão comercial e sua importância

Segundo alguns portais, os ditos ERP (Enterprise Resource Planning – Sistema integrado de gestão empresarial), ou sistema de gestão comercial, podem ser definidos como software capaz de integrar todos os dados e processos de uma organização em sistema único.

Esse sistema de gestão comercial integra diferentes setores de sua empresa, o que melhora a coesão interna e permite o negócio fluir entre áreas.

Nesse sentido, a comunicação é essencial e a unificação de plataformas e bases de dados são essenciais para gerenciar não apenas um setor, como o de vendas, mas também de finanças, abastecimento, RH, dentre outros.

Sendo assim, para os gestores, essa é uma ferramenta de suma importância, pois é possível ter uma visão sistêmica da empresa, compreendendo melhor como cada parte afeta o todo.

Dessa forma, o sistema de gestão comercial é vital para integrar os processos de diferentes equipes sob uma mesma missão: fazer o negócio decolar. Além de vital, poupa recursos, horas de reuniões e lentidão nos processos internos.

Sendo assim será mais simples prever cenários, antever ações, desenvolver planejamento de vendas, entender os hábitos de compra dos seus consumidores e muito mais, ajudando o seu negócio a se destacar.

Especialmente no contexto de desenvolvimento e gestão de startups, o sistema de gestão comercial se faz importante: ele o é tanto para grandes empreendimentos como para microempresas.

Entretanto, as demandas e sistemas são igualmente complexos, em maior ou menor grau, e é imprescindível o auxílio de softwares na hora de implementar um trabalho mais produtivo. 

Como funciona o sistema de gestão comercial?

O sistema de gestão comercial é adaptável e personalizável, seguindo as necessidades e requisições do cliente. Vários fatores, como robustez financeira, tamanho, nicho e ramificações do negócio comportados dentro de uma só empresa.

Esses sistemas são implantados por meio de softwares, amplamente ofertados de diferentes maneiras no mercado, que geralmente tem as seguintes funcionalidades-padrão:

  • Gestão das subunidades do negócio;
  • Controle financeiro e fiscal;
  • Integração do sistema de vendas;
  • Dados gerais da empresa;
  • Controle de vendas e fornecedores, entre outros. 

Portanto, essas funcionalidades ajudam a obter dados mais precisos das atividades das empresas, das vendas em si, do desempenho da equipe de vendedores, aumentando sua produtividade.

Vantagens do uso da gestão comercial

Sendo assim, é inegável a tamanha importância de um sistema de gestão comercial para organização e coesão do negócio quando implementado em conjunto com a capacitação, como por meio de um curso em gestão comercial ead.

Para além disso, há muitas vantagens em se implantar um software deste, seja em qual empreendimento for. Entre elas, tem-se:

  • Organização e coesão dos times;
  • Automatização de processos;
  • Visão panorâmica do negócio e
  • Eficiência na cadeia produtiva. 

Todas essas motivações vão muito mais além quando consideradas as adaptações que podem ser feitas para suprir a demanda da empresa cliente.

Para tanto, é necessário buscar no mercado softwares que ofereçam nem mais funcionalidades que a empresa suporta nem menos das quais a empresa precisa. Esse balanço é imprescindível na hora de implantá-lo. 

O mais importante também está na automação. Equipes de todos os setores lidam diariamente com tarefas desnecessariamente manuais, como preenchimento de dados e burocracias repetitivas.

Nesse sentido, o empreendedor que opta por um sistema funcional desses também aumenta a produtividade dos colaboradores, que poderão focar em processos que realmente necessitam de especialização e, portanto, são mais importantes e caros. 

Quando esse investimento é aliado à boa formação dos colaboradores, como por uma faculdade de vendas e marketing, os ganhos são maximizados para o negócio.

Como escolher o meu sistema de gestão comercial? 

Existem três pontos primordiais na hora de escolher o sistema de sua empresa. Como já dito, há de se levar em consideração a série de fatores que definem as necessidades do negócio e é preciso saber filtrar o que é essencial e produtivo do que é desnecessário e fator complicante no uso do software. 

  1. Regime de contratação

Esse tipo de serviço pode ser comprado em pacotes por assinatura ou por tempo vitalício. Ainda, há a relação do número de máquinas que usarão o software e de quais ferramentas estarão disponíveis para uso.

Tudo isso impacta no valor cobrado e no budget da empresa. Para tanto, deve-se levar em consideração as economias com a automatização e fluidez da comunicação, vitais para manter o empreendimento sustentável a longo prazo.

  1. Local de instalação

Além disso, as instalações podem ser feitas de forma definitiva, como em um aplicativo a ser baixado, ou em uma nuvem.

Nesse último, são os Softwares as a Service. Há, também, a opção híbrida, disponível na nuvem em versão mais leve e em aplicações baixadas, com mais funcionalidades.

Esse é um fator importante considerando o ritmo e estilo de trabalho da empresa, o que também impactará nos preços na hora de contratar o serviço.

  1. Acessibilidade e intuitividade

Não se pode considerar útil um sistema muito complicado para conseguir ser implementado e utilizado a favor da empresa.

Por isso, é essencial levar em consideração a usabilidade do software e se a equipe está suficientemente preparada para integrá-lo em sua rotina.

Ao formar-se em um curso gestão de pessoas, o que é, o funcionário também deve investir em conhecimentos sobre plataformas desse tipo, afinal, é muito provável que sejam grandes aliados na sua profissão atual, os quais vem sendo progressivamente implantados em cada vez mais empresas.

Todos esses são pontos de atenção, como o grau de especialidade ou de conhecimentos tecnológicos para utilizá-lo. É necessário verificar a possibilidade de treinamento e da realização de um período teste para, como dito no ponto 1, assegurar a produtividade da equipe. 

Nem sempre determinado software, por ser o mais refinado e tecnológico, é o certo para seu time naquele dado momento. Cabe ao gestor a análise do melhor momento e da melhor ferramenta. 

Bônus: a importância da preparação

Como já dito, é importante que os colaboradores recebam bem a plataforma, afinal, eles operarão no dia a dia com as ferramentas.

Além de prepará-los tecnicamente, por meio de workshops e incentivos à formação continuada, como um curso de gestão financeira tecnologo ead, é importante saber se estão satisfeitos com a ferramenta que será implantada.

É importante, na hora de escolher o software, se atentar a essas principais diretrizes para guiar o gestor:

  • Os recursos que esse sistema oferece atendem minha empresa?
  • Consigo sustentar esse investimento a longo prazo?
  • As opções de contrato são flexíveis?
  • Existem taxas escondidas?

O software deve, acima de tudo, auxiliar na produtividade, o que obviamente deve se converter em lucro e sustentabilidade. Toda decisão tomada pela gestão deve ter o objetivo de sustentar a empresa financeiramente.

Na tomada dessa decisão, vale a pesquisa e formação prévia, como através de um curso de gestão financeira empresarial, seja por pesquisas na internet ou por cursos de curta duração.

Sendo assim, se não couber no orçamento, cabe a análise de equilíbrio e de outras formas temporárias de solucionar o problema até a empresa ter recursos suficientes para aprimorar sua organização interna. 

Tendo levado em consideração todos os pontos expostos, vê-se que o gestor comercial é uma ferramenta estratégica para estruturar a empresa a fim de otimizar os processos já trabalhados para, posteriormente, criar caminho para sua expansão.

Deve-se pensar, nessa mesma linha, no apoio a cursos, como o de tecnologo gestão financeira ead, de forma a otimizar os colaboradores e desenvolvê-los de forma que cresçam junto com o negócio.

Assim, a implementação do gestor comercial de sistemas deve ser cautelosamente analisada, mas quando bem sucedida, é um grande passo rumo à consolidação de uma empresa funcional, otimizada e pronta para expandir. 

Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog It Business Fórum, site voltado para a veiculação de conteúdos relevantes sobre negócios, startups e estratégias para pequenas, médias e grandes empresas. 

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